第一章  总则

     第一条 为规范学校合同管理行为，维护学校各项合法权益，促进学校各项事业的健康发展，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指以学校及其授权单位作为一方当事人与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更或终止民事权利义务关系的合同、协议等。

第三条 本办法所称合同管理是指学校或学校授权单位制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审核、履行及建档进行监督、检查、考核等管理活动。

第四条 校长是学校的法定代表人，是学校及其所属各单位对外签订合同的法定签约人。校长有权以书面形式授权其他校领导或部门责任人签署合同。

《法定代表人授权委托书》为校长授权他人代为签署合同的唯一形式。

第五条 学校所属不具有法人资格的单位未经授权不得以自身名义独立对外订立合同。

第六条 学校所属具有法人资格的单位对外签订合同，应独立承担合同责任，但须接受学校的监督管理。

   第二章  合同的归口管理及职责

第七条 学校合同管理按照“统一领导，分类管理，分工合作，加强监督”的原则进行。

第八条 合同承办部门是合同签订及履行的具体部门。合同经办人（或项目负责人）是合同的具体执行人，为合同管理的第一责任主体。合同承办部门、业务归口管理部门行政负责人对其部门和职责范围内所涉合同事务进行管理，应依照本办法之规定共同履行合同管理职责。

第九条 学校各业务归口管理部门根据职责范围负责合同管理：

1.保卫处：负责安全、消防设施建设及改造等合同的管理；

2.科研处：负责科研、技术（开发、转让、服务、咨询）、专利（申请、许可、转让）、出版及归口经费所涉及的相关合同的管理；

3.教务处：负责本科生合作办学项目、培训项目、教育教学改革项目，实习基地、实践教育、校外考试、教学相关社会服务、教材出版及归口经费所涉及的合同的管理；

4.研究生处：负责研究生层次的非学历教育办班（例如在职研究生课程班等）合同及归口经费所涉及的合同的管理；

5.人事处：负责人力资源与人事管理（人事、劳动、劳务、出国培训、进修）合同及归口经费所涉及的合同的管理；

6.计财处：负责借贷及对外投资、以及各种银行服务协议等合同的管理；

7.国际教育学院、国际合作与交流处：负责与国（境）外大学或机构交流与合作等合同的管理；

8.审计处：负责学校建设工程造价咨询、工程竣工财务决算审计和财务专项、项目专项审计等合同的管理；

9.国有资产管理处（实验室管理处）：负责校内各类大宗物资，教学、科研仪器设备、材料、服务的采购，学校专用设施采购，学生公寓家具、办公家具等固定资产采购，校内房屋、场地等财产租赁合同的管理；

10.基建办公室：负责基本建设工程设计、工程招标、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等合同和大项、专项基础设施维修改造合同的管理；

11.后勤处：负责校园绿化美化，饮食服务，医疗服务，物业、车辆租赁，校园维修工程及材料、燃料等消耗材料采购合同的管理；

12.教学技术与网络信息中心：负责校园信息化建设、技术服务、软件购置等合同的管理；

13.图书馆：负责书刊采购、图书馆数据库建设等合同的管理；

14.继续教育学院：负责教育服务业务相关合同的管理。

15.学校办公室（或校友办公室）：负责学校校友捐赠合同、国内交流合作合同；上述归口管理部门职责范围之外的其他合同管理。

合同内容涉及两个或两个以上管理部门的，原则上由合同经费管理部门负责。

第十条 业务归口管理部门应履行下列合同管理职责：

1.制定本部门合同管理实施细则和合同管理流程（参见附件1）；

2.指定合同管理人员；

3.起草合同示范文本；

4.审核合同相对方主体资格，审核合同必备条款，审核合同内容的真实性、可行性；

5.监督合同履行；

6.保留合同正本或副本，建立合同文本电子资料档案库（PDF）；

7.负责本部门归口合同的统计与整理；

8.会同档案室检查合同建档及归档情况。

第十一条 合同承办部门应履行下列合同管理职责：

1．指定合同承办人员；

2．在签订合同前，审核合同相对方主体资格、资信情况、履约能力、委托代理权限，并留存调查资料备查；

3.组织合同项目谈判。项目涉及学校“三重一大”事项的，应按照学校相关规定，提交有关会议讨论，方可进行；

4.确定合作事项是否有利于学校；

5.起草或使用合同文本；

6.负责合同文本审核会签的流转；

7.依法办理合同的批准、鉴证、公证等手续；

8.履行合同备案程序；

9.组织合同履行；

10.对合同进行建档及归档。

第十二条 审计处、计财处通过审计及结算对所有合同进行监督并有权：

1.按照结算制度的规定办理结算、承付和拒付；

2.对有关合同进行经济效益的核算；

3.检查合同执行中的财经纪律并对违纪事件进行处理。

第十三条 学校法治办公室统一指导、监督学校合同管理事务，履行以下管理职责：

1.对学校业务归口管理部门、合同承办部门的合同管理工作进行监督和指导；

2.审核或协助各部门制订、发布合同示范文本；

3.审核下列合同存在的法律风险，并提出修改意见：

（1）合同金额在50万元（不含50万元）以上的合同（纵向科研合同和招投标合同除外）；

（2）除授权归口管理部门签订盖章以外的合同；

（3）校领导认为重要、需要审核的其他合同。

4.协助业务归口管理部门和合同承办部门处理合同纠纷；

5.负责学校的合同统计与整理，建立合同档案电子资料库（PDF）；

6.处理合同管理的其他日常事务。

第三章  合同的订立及审核

第十四条 学校及其所属各单位对外签订的合同除合同款项即时结清的情况之外，一律采取书面形式。合同应按有关法律法规的规定，书写清楚，用语准确，具备主要条款。

第十五条 为规范合同格式，各业务归口管理部门和合同承办部门应分类制定合同示范文本，并报学校法治办公室审核和备案。

第十六条 合同承办部门对外签订合同，必须按照合同标的（以下称“项目”）具体情况明确约定合同条款。对可能发生的问题，要约定解决办法和处理原则。合同应具备以下主要内容：

1.项目名称、范围、内容；

2.双方的权利、义务；

3.项目期限、进度安排或工作计划；

4.项目质量要求（服务标准）、检验与验收方法；

5.合同价款与付款方式；

6.项目变更方式；

7.风险责任承担；

8.技术成果的归属和收益的分配办法

9.违约责任及处置办法；

10．争议解决方式。

第十七条 保密义务。合同承办部门应在合同中约定合同相对方应承担的保密义务，对属于合同涉及到的我方的保密信息、事项不能向任意第三方披露、泄漏，必要时双方可以另行签订保密协议。

第十八条 需要学校法治办公室审核、盖章的合同，送审时应提供下列材料：

1.北京印刷学院合同审核表（附件2-1,2-2）

2.合同当事人资质说明或证明

（1）盖章的法人营业执照复印件；

（2）其他根据合同需要提供的证明，如：盖章的近三个月任一个月的纳税或缴纳社会保险证明复印件等。

3.合同文本一式四份，双方各持两份；涉外合同须提供中文文本；

4.合同文本的PDF电子文件。

第十九条 学校法治办公室应在收到送审材料后6个工作日内完成审核。遇重大事项或其它特殊情况，可适当延长审核期限。

第二十条 学校法治办公室应认真审核送审合同，必要时可组织有关法律专家及学校法律顾问对合同的合法性、严密性、可行性进行审核，提出审核意见。涉及“三重一大”事项的合同，应按照学校有关会议决定进行审核 。

第二十一条 合同文本通过审核但在签订前有异动的，应重新审核。

第二十二条 一般应在合同相对方先行签字、盖章后，我方再签字、盖章。合同承办人应审慎核对相对方在合同上加盖的公章或合同专用章与签约主体或谈判时的主体名称是否一致、重要合同附件是否齐全、多页合同是否加盖合同骑缝章等情况。

第四章  合同的履行

第二十三条 合同生效，即具有法律约束力。合同承办部门应安排专人对合同的履行进行跟踪管理，督促具体承办人员按照诚实信用原则全面履行合同，同时督促合作方履约。

第二十四条 合同承办人员应定期向所在部门领导汇报、请示合同履行中出现的问题、争议。合同履约过程中，如合同承办人员发生变动，应向本部门指定的其他人员书面交接工作。

第二十五条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第二十六条 有下列情形之一的，我方可以解除合同：

1.因不可抗力致使不能实现合同目的；

2.在履行期限届满之前，对方当事人明确表示或者以自己的行为表明不履行合同的；

3.对方当事人有其他违约行为致使不能实现合同目的；

4.法律规定或合同约定我方有权解除合同的其他情形。

第二十七条 双方一致同意变更、中止、解除合同的文书、电报、信函及其它附属文件、资料等，也是合同的组成部分，应妥善保存。

第二十八条 业务归口管理部门和承办部门对合同引发的纠纷，应及时、妥善处理。

第五章 合同的建档

第二十九条 盖章生效的两份合同正本，一份由合同承办部门保存，待合同履行完毕后，每年年底将合同档案（包括合同正本）报送学校档案室保存。另一份合同正本由业务归口管理部门保存；涉及资金往来的合同，合同正本送计财处留存，业务归口管理部门保存合同副本(复印件)。

第三十条 合同承办部门应妥善保管所有合同资料并建档备查，定期将履行完毕、解除或终止履行的合同有关资料（包括与合同有关的文书、图表、传真件、快递件、email等资料留存）按合同编号整理并存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第三十一条 业务归口管理部门每年填写合同统计表，内容应包含合同编号、合同名称、对方单位名称、项目名称、类别、合同金额、签订日期、有效期限（起止）、履行情况、承办人联系方式等(附件3)。

第三十二条 合同承办部门和业务归口管理部门应建立合同出借、领用登记制度。

第三十三条 业务归口管理部门会同学校档案室定期检查合同建档及归档情况。

第六章 合同授权与专用章的使用

    第三十四条 学校分类授权重点业务归口管理部门在一定职责范围内对外签订合同。授权形式为：校长出具《法定代表人授权委托书》，学校分类刻制合同专用章。

第三十五条 学校合同专用章是经学校批准、由学校依法刻制，以“北京印刷学院”冠名，交由学校重点业务归口管理部门使用的专门用于签订合同的印章。主要包括以下七类：

1．北京印刷学院合同专用章，由学院办公室管理和使用；

2．北京印刷学院教学合同专用章，由学院教务处管理和使用；

3．北京印刷学院科研合同专用章，由科研处管理和使用；

4．北京印刷学院人事管理合同专用章，由人事处管理和使用；

5．北京印刷学院基本建设合同专用章，由基建办公室管理和使用；

6.北京印刷学院后勤管理合同专用章，由后勤处管理和使用；

7.北京印刷学院采购合同专用章，由国有资产管理处管理和使用。

第三十六条 被授权管理和使用学校合同专用章的部门（以下简称被授权部门）在学校授权的范围和期限内管理和使用学校合同专用章。禁止超越授权范围和期限使用学校合同专用章。

第三十七条 学校合同专用章由学校统一刻制、正式发文后启用。

任何部门或单位不得刻制以“北京印刷学院”冠名的合同专用章。

第三十八条 学校合同专用章管理和使用坚持“责任人审批、专人保管、合法慎重、使用登记”的原则。

被授权部门的行政主要负责人是第一责任人，负责本部门学校合同专用章的规范管理、使用审核与监督。

被授权部门应当明确专人负责本部门学校合同专用章的保管、监印、使用登记、合同文本存档等工作。

第七章  法律责任

第三十九条 有下列行为之一的，学校将视其情节轻重根据国家法律法规和学校相关规定分别追究合同管理责任人、承办人校内行政责任；给学校造成损失的，还要承担损害赔偿责任；构成犯罪的，送交国家司法机关处理：

1.部门或个人未经学校授权，擅自以部门或学校名义对外签订合同或协议的；

2.在合同签订和履行中未尽注意义务（包括不做调查，不了解对方资信，导致上当受骗者）或者未按照本办法规定处理，致使学校利益受到损失或影响学校声誉的；

3.利用学校合同或合同专用章为个人或亲属谋取不正当利益，或从事其他违法行为的；

4.未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

5.对合同资料保管不善，丢失或者故意销毁、隐匿合同资料，给学校造成损失的；

6．超越学校授权范围、期限使用学校合同专用章的；违规出借学校合同专用章的；未经主管校领导批准私自将学校合同专用章携带外出的；

7．擅自刻制、使用以“北京印刷学院”冠名的合同专用章的；

8．使用学校合同专用章对外签订具有保证性质的合同，给学校造成损失的；

9.其他违反法律法规和学校纪律的行为，给学校造成损失的。

第八章  附  则

第四十条 本办法自2016年10月1日起施行。学校其他规定与本办法规定相冲突的，以本办法规定为准。

第四十一条 本办法由学校法治办公室负责解释。

 

附件：1. 北京印刷学院合同管理流程图

2. 北京印刷学院合同审核表

3. 合同统计表